Saint Pierre et Miquelon

La collectivité territoriale de Saint-Pierre-et-Miquelon a fait appel à Webmax pour la création d’une plateforme intranet pour permettre la gestion des dossiers des étudiants boursiers et des demandeurs de bourse, en France et à l’étranger. La collectivité a exigé que cette plateforme soit accessible via un site web et une application mobile. 

Les enjeux du projet pour Saint-Pierre et Miquelon 

Le projet de développement d’une plateforme intranet reposait sur deux axes principaux : la création d’une plateforme web et le développement d’une application web, pour Android et iOs. La plateforme s’adresse à deux publics : les administrateurs et les boursiers. 

Voici les enjeux pour ce projet pour SPM : 

Assurer la proximité entre les différents partis : 

La communication entre les agents et les boursiers était assurée essentiellement par courrier et e-mails. Ceci pouvait retarder certains processus et compliquer le processus de demande de bourse. Une plateforme intranet permettra de fluidifier les échanges entre les partis. 

Gestion difficile des documents : 

Pour les agents, la gestion des dossiers était peu optimisée. Les documents peuvent être perdus ou abîmés et leur replacement compliqué. De plus, une erreur de rangement pourrait rendre le dossier demandé difficile à trouver. Un espace intranet dédié pourra garantir que les dossiers soient stockés de façon sécurisée et qu’ils seront accessibles par toutes les personnes concernées. 

Visibilité sur les statistiques et évolutions :  

La collectivité manque de visibilité sur ses données principales comme le taux de réussite de ses étudiants, la répartition de genre, les domaines d’études, la provenance géographique de ses boursiers, etc. L’accès à ces statistiques lui permettra de mettre en place des actions plus ciblées, et de prendre des décisions guidées par la donnée, pour améliorer en continu son processus.  

Réalisation Webmax : Une plateforme intranet sur-mesure pour Saint-Pierre-et-Miquelon 

La plateforme intranet s’adresse à deux publics distincts : les administrateurs de la collectivité et les étudiants demandeurs de bourse ou boursiers. Nous avons donc développé deux interfaces différentes pour chaque cible, accessibles avec un login unique pour chaque utilisateur. 

• Un espace utilisateur par boursier :  

Cet espace permettra aux étudiants de déposer tous leurs documents relatifs à la demande de bourse, suivre le statut de leur demande et communiquer avec les agents. 

• Espace Forum :  

Cette fonction permet aux étudiants de communiquer avec les autres utilisateurs, partager leurs expériences ou poser des questions à la communauté d’utilisateurs et poser des questions aux autres utilisateurs de façon anonyme.  

• Système de notifications :  

Nous avons mis en place un système permettant de notifier lees utilisateurs sur le statut des dossiers, ma réception de nouveaux messages, la réception de rappels relatifs à leurs dossiers, la réponse à leurs questions sur le forum, etc 

Pour les administrateurs de la collectivité :  

• Gestion des comptes boursiers et administrateurs :  

Donner aux agents l’option de créer et supprimer des comptes admin et étudiants et gérer les mots de passes et de leur réinitialisation. 

• Modération des Topics publiés sur le forum : 

Réception et gestion des documents de chaque boursier avec la possibilité de créer des tags spécifiques pour les différents types de documents.  

• Module actualités :  

Espace dédié aux partages de communiqués et d’articles à destination de tous les étudiants sur la plateforme. 

• Module documentation :  

Espace permettant aux agents de partager les documents et formulaires officiels de la collectivité, avec une option de téléchargement des documents par les boursiers (formulaire d’adhésion …etc). 

• Messagerie : 

Boîte de messagerie interne permettant aux utilisateurs de la plateforme, administrateurs & étudiants, de communiquer facilement et en tout sécurité. 

• Gestion des autorisations : 

Gérer l’accès et les fonctions disponibles aux modules selon le statut de l’utilisateur : administrateur de la commune ou étudiant. 

• Un module Data Accès : 

Afficher les statistiques détaillées sur les bénéficiaires de bourses, telles que la répartition par genre, cursus d’études, taux de réussite, répartition par domaine d’études, tranche d’âge, ainsi que des données sur le nombre de bénéficiaires affiliés à la collectivité, classés par région ou pays. 

Organisation du projet 

Le projet est divisé en deux phases distinctes : la phase Design, axée sur la création des interfaces pour les plateformes web et mobile (compatibles avec les tablettes et smartphones), suivie par la phase de développement réalisée via des Dev Sprints.  

L’équipe mobilisée pour la réalisation du projet :  

• 1 chef de projet 

• 1 UI UX Designer 

• 2 développeurs Front end et Back end 

• un testeur  

Le projet s’est déroulé selon une méthodologie Agile, avec une planification précise des étapes sur une période de six mois. Cette approche a permis une gestion efficace des délais et des objectifs, en définissant clairement le périmètre opérationnel des acteurs et en élaborant une roadmap évolutive pour assurer la progression du projet. 

Les avantages apportés pour la collectivité de Saint Pierre et Miquelon 

Grâce à l’expertise et à l’engagement de nos équipes, notre client a bénéficié d’avantages significatifs comprenant : 

• Centralisation : Regrouper l’ensemble du processus de gestion des dossiers des boursiers sur une plateforme unique.  

• Communication sécurisée et simplifiée entre les étudiants bénéficiaires de bourses et les administrateurs, facilitant les échanges d’informations.  

• Sécurisation totale des documents grâce à la digitalisation complète du processus, éliminant les risques de perte de documents.  

• Augmentation de la productivité par l’accélération du processus de demande de bourses et la gestion efficace de l’ensemble des dossiers, demandes, communications et échanges avec les étudiants. 

Les technologies utilisées :   

WordPress, Php, E-addons, React, WordPress API, Adobe xd, Whimsical, Zeplin